Indicadores de desempeño: midiendo la eficiencia de tu empresa

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Logo de Commercia.KPI, panel de control de la plataforma Commercia.NET de Eys Software

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide , no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.

William Thomson (1824 – 1907). Físico matemático británico. 

Crisis 2009.

A partir de la crisis de 2009, la empresas han sido obligadas a evolucionar bajo la ley de la selva, es decir, solo el más fuerte o inteligente sobrevive. Nos ha tocado ver como marcas y compañias con una presencia importante en su mercado, han desaparecido o caído en el anonimato, porque? Principalmente por no adaptarse a las nuevas reglas de competencia y continuar con prácticas obsoletas de administración.

Es sencillo, se pueden ver cadenas de sucursales minimizadas a una solo ubicación, páginas enteras de la sección amarilla desoladas de negocios que antes permanecían como iconos de su mercado, y aunque se entiende también que los anuncios en directorio impreso es una práctica en declive por la proliferación de internet y la facilidad de conectar con su mercado, si se puede entrever una depuración de negocios que no lograron subsistir.

Para Eys Software fue también un reto adaptarse a los tiempos posteriores a la crisis, dado que atendemos principalmente a empresas con operaciones comerciales que debieron modificar sus formas de trabajo para continuar, y por ende, nos solicitaron la adecuación de nuestro portafolio de productos para poder competir y enfocar los esfuerzos en la optimización de tareas de nuestros clientes.

Sin embargo no acababa todo ahí, había una pieza que faltaba: podíamos articular el cambio y la mejora en sus empresas, pero como saber si el curso de las mismas era el adecuado, y más aún, si la velocidad era la requerida: que les sobraba para ser ágiles? que les faltaba para ser productivos? entendían todas las partes su rol dentro de la compañia o eran solo nuevas políticas de la administración? En algún lugar de nuestra mente estaba la respuesta pero no teníamos la madurez o claridad para discernirla, sabíamos que tenía que ver con el sentido común pero como sintetizar esta sensación, o mejor dicho, como SISTEMATIZAR esta percepción.

Aparte sucedía algo común en las empresas mexicanas que no podíamos evitar, la mayoría de los directores:

1. Toman decisiones basados en la contabilidad de costos solamente, es decir, muy tarde llegaban los estados de resultados para presentar la situación real de la empresa, sin poder reaccionar a tiempo, sin tener elementos para corregir el rumbo de manera ágil.

2. Son los que firman el contrato o cheque al comprar los sistemas, pero no saben operarlos, solo se limitan a leer un reporte generado por alguien más.

Esto ultimo es particularmente frustrante, pues nuestra misión es ayudar a nuestros clientes a Ser Negocio y ni siquiera se involucraban con la operación de nuestros productos.

Evolución.

Poco a poco la plataforma de productos Commercia.NET fué ampliando su cobertura e insertándose en los recovecos más complejos de las organizaciones que atendíamos, cada que quitaban un sistema anterior, íbamos llenando los huecos que no se pudieron cubrir con otras soluciones, empezábamos a llevar a la empresa al siguiente nivel donde los sistemas de paquete jamás los podrían llevar.

A medida que maduraban nuestros clientes, aumentaba la adopción de las características que ofrece Commercia.NET para hacerlos competitivos y con ello se definían nuevos retos, nuevos procesos por acelerar y mejorar, lo que a la postre propició una hyper competitividad de nuestro portafolio de soluciones para Windows (sistemas tradicionales), web o móviles.

Lo que en 2007 era una una teoría solamente, en el tiempo tomó forma para madurar hasta lo que hoy bautizamos como Commercia.KPI,una plataforma diseñada para darle el poder al director de una empresa y empoderar a sus responsables de cada área para alcanzar los resultados esperados por la compañia y sus diferentes estratos:

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Estrato de operación ( ventas, compras, inventarios, logística, crm). Donde los usuarios operan sistemas para capturar y procesar enormes cantidades de información en su día a día.

• Generan datos operativos mediante sistema
• Ejecutan reglas de negocio
• Agregan valor a la compañía alineados a su misión

Estrato de administración ( cxc, cxp, contabilidad, bancos, nóminas, integración horizontal de procesos). Aquí se recopilan resultados operativos y se vinculan a los modelos administrativos de la empresa, generando concentrados de información para suministrar a gerencias.

• Concentran información
• Determinan acciones
• Controlan procesos operativos

Estrato de dirección ( toma de decisiones, planeación). Es donde radica la inteligencia y espíritu de la empresa, toman decisiones basado en los resúmenes que administración le presenta en juntas periodicas o por email, con ello:

• Analizan indicadores de desempeño
• Visualizan tendencias y comportamiento
• Toman decisiones basados en resúmenes
Y con ello se lograba por fin la integración de un nuevo estrato:

Estrato de consultoría integrada. 

Es decir, cuando un consultor (despacho contable, ingeniero de procesos, creador de franquicias, etc.) dejaba un grueso manual de recomendaciones, la empresa simplemente no tenía por donde empezar y mucho menos valida que se llevaran a cabo las valiosas recomendaciones que normalmente:

• Definen indicadores clave de desempeño (KPIs)
• Implementan practicas exitosas en procesos del cliente
• Proveen seguimiento y mejoras al plan de negocio
• Miden calidad y salud de la empresa
Commercia.KPI
Con la intención de vincular la información fundamental de la empresa, nació Commercia.KPI (key performance indicator = indicador clave de desempeño) cuyas características de un KPI son:
• Es sencillo de leer/interpretar
• Presenta un estado hyper-resumido de un proceso/área de negocio
• Explora distintos niveles de profundidad y detalle
• Ligado a notificaciones según semáforos de la empresa
• Forma parte de un panel de control
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Con ello se conecta en tiempo real la MEDICIÓN de cada uno de los procesos de la empresa, calificándolos mediante semáforos que permiten  enterarse al instante cuando todo está en orden (verde), cuando un proceso se desvía de su curso (amarillo), enviando notificaciones (email o SMS) al encargado de mantenerlo en norma, o incluso al director cuando no se logra contener el impacto (rojo).
Metodología.
En base a la metodología extreme consulting de ASISTE® – Moisés Polishuk y el taller de indicadores de desempeño de Ynnovatraining se logró crear un modelo de trabajo para definir los pasos necesarios para la definición de los indicadores particulares para cada empresa y sus niveles de medición.
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Con ello hemos logrado alinear la misión de la empresa con los indicadores específicos que  soportan cada objetivo estrategico de la organización.
Incluso se ha armonizado el plan de negocios pre-existente de las empresas con la puesta en práctica de las mediciones que antes carecían.

 Próximamente tendremos el evento de lanzamiento de esta nueva plataforma de negocios para tabletas y smartphones, junto con nuestros socios de negocio de Telcel, para ello sería un placer recibirle en desayuno – taller “Evoluciona tu empresa”.

Cualquier duda o sugerencia sería de mucha utilidad para mejorar nuestra plataforma de sistemas y ayudar a su empresa a Ser Negocio.

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